ESMS : multiplication des outils de gestion = multiplication des problèmes ?

Ces dernières années, la transformation numérique s’accélère. Et les établissements et services médico-sociaux (ESMS) n’échappent pas à la règle ! Face à cette évolution, une réalité s’impose : la multiplication des outils numériques ESMS implique parfois une multiplication des problèmes. En voulant couvrir chaque besoin métier avec une solution différente, certaines structures se retrouvent en effet prisonnières d’un système fragmenté, peu efficient et énergivore.

Alors, comment sortir de ce piège technologique ? Est-il possible d’éviter que la multiplication des outils ESMS ne rime avec des obstacles supplémentaires ? Enfin, comment garantir une gestion digitale ESMS plus fluide et efficace ? Réponses !

ESMS numérique : vers la digitalisation des établissements et services médico-sociaux

Face aux enjeux d’accompagnement, de traçabilité et de coordination, la digitalisation des ESMS s’impose aujourd’hui comme une nécessité. C’est dans ce contexte que le programme ESMS numérique a été mis en place. Son objectif ? Généraliser l’utilisation effective du dossier usager informatisé (DUI) dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux. Toutefois, passer à un ESMS numérique doit se faire de manière réfléchie.

Afin de couvrir les besoins des équipes terrain, le réflexe initial consiste souvent à s’équiper progressivement, outil par outil. Les ESMS collectionnent alors les logiciels dédiés à des fonctions spécifiques : suivi des usagers, gestion administrative, plannings ou encore traçabilité des soins. Mais ces outils ne communiquent pas entre eux… ce qui entraîne une fragmentation des données ! Résultat : une multiplication des logiciels qui génère, à terme, des difficultés de fonctionnement, aussi bien techniques qu’humaines.

Outils numériques ESMS : les conséquences de la fragmentation logicielle

Dans un ESMS, l’utilisation simultanée de plusieurs outils peut générer des problèmes.

• Perte d’efficacité des équipes

La fragmentation technologique accroît la complexité des tâches quotidiennes. Les équipes doivent prendre en main différents logiciels, passer d’une interface à l’autre, effectuer des saisies répétitives et manuelles sur plusieurs outils sans oublier d’informations… In fine, les processus sont chronophages et inefficaces, ce qui empêche les professionnels de se consacrer pleinement aux usagers.

• Fragmentation des données et problèmes de conformité

L’utilisation de plusieurs outils ESMS entraîne une fragmentation des données. Les informations sont consignées dans plusieurs bases, parfois non synchronisées. La protection des données et la mise en conformité RGPD sont alors complexifiées. La traçabilité devient également plus difficile, ce qui impacte la fiabilité globale des données des résidents.

• Gestion SI compliquée

Pour l’équipe IT, la multiplication des outils numériques en ESMS représente également un défi. Gestion des déploiements, problèmes d’interconnexion, bugs, mises à jour légales, formation et accompagnement des utilisateurs… Le service informatique doit faire face à de nombreuses problématiques, et ce, pour chaque outil utilisé. La fragmentation logicielle entraîne alors une surcharge qui finit par peser sur les conditions de travail des collaborateurs… et sur le suivi des usagers.

• Augmentation des coûts

Enfin, multiplier les outils ESMS participe à multiplier les coûts. Entre le prix des licences, les coûts de maintenance et les frais de formation, plus l’établissement utilise d’outils et plus cela coûte cher ! 

➡️ Vous l’aurez compris, les établissements et services médico-sociaux font face à une problématique : comment passer à un ESMS numérique en évitant les conséquences de la fragmentation logicielle ?

ESMS numérique : optez pour une suite logicielle intégrée

Face aux problèmes de multiplication des outils ESMS, le passage à une solution unique et intégrée devient une nécessité. 

Logiciel ESMS intégré : quésaco ?

Un logiciel ESMS intégré est un outil numérique tout-en-un. Il permet d’agréger tous les outils nécessaires aux ESMS au sein d’une même interface. Toutes les informations sont partagées, en temps réel, sur une même plateforme. À la clé : des données centralisées, des processus standardisés, une communication fluidifiée et beaucoup de temps gagné.

Orisha Socialcare au service des ESMS numériques

Afin de simplifier la gestion des outils en ESMS, Orisha Socialcare (anciennement Teranga Software) propose une suite logicielle complète qui répond aux besoins spécifiques du secteur. Cette suite centralisée et adaptée aux ESMS leur permet de réduire la fragmentation des outils, diminuer la charge administrative des équipes, et améliorer la qualité globale du suivi des usagers !